Zasada „jeden za jeden” to skrótowe określenie zasady równoważenia obowiązków administracyjnych. W Polsce obowiązuje od 13 lipca 2025 r. i została uregulowana w art. 67 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Jej znaczenie jest istotne dla firm, ponieważ odnosi się do sposobu przygotowywania regulacji dotyczących podejmowania, wykonywania i zakończenia działalności gospodarczej.
Nie chodzi jednak o automatyczne wykreślanie obowiązków z systemów konkretnego przedsiębiorcy. Zasada działa przede wszystkim na etapie tworzenia prawa: nowe wymogi powinny być konieczne, możliwie ograniczone, a w razie potrzeby równoważone zmniejszeniem innych obciążeń w tej samej dziedzinie. Poniżej wyjaśniamy, kogo dotyczy ten mechanizm, jak wiąże się z oceną skutków regulacji i jak firma może organizacyjnie obserwować wpływ zmian na swoją działalność.
Czym jest zasada „jeden za jeden”?
Zasada równoważenia obowiązków administracyjnych ma ograniczać sytuacje, w których kolejne regulacje zwiększają liczbę formularzy, dokumentów, danych do przekazania lub czynności wymaganych od przedsiębiorców. Jej podstawowe założenie polega na dążeniu do nienakładania nowych obowiązków administracyjnych. Jeżeli jednak nowy obowiązek jest niezbędny do osiągnięcia celu aktu, powinien zostać ograniczony do zakresu koniecznego.
W takim przypadku projektodawca powinien dążyć do równoważnego zmniejszenia innych obciążeń w tej samej dziedzinie. Nazwa „jeden za jeden” nie oznacza więc mechanicznej zamiany każdego nowego obowiązku na jeden usunięty wymóg. Znaczenie ma cel regulacji, zakres obciążenia i możliwość ograniczenia innych obowiązków powiązanych z daną dziedziną.
Od hasła do reguły procesu legislacyjnego
W praktyce jest to reguła dotycząca projektowania i oceny prawa gospodarczego. Zanim nowy wymóg zostanie przyjęty, powinno się rozważyć, czy rzeczywiście jest potrzebny, jaki powinien mieć zakres oraz czy można osiągnąć cel regulacji przy mniejszym obciążeniu. Równoważenie nie oznacza przy tym, że każdy przedsiębiorca od razu odczuje obniżenie kosztów albo liczby obowiązków.
Mechanizm odnosi się do procesu legislacyjnego, a nie do indywidualnego zestawu zadań przypisanych konkretnej firmie. Dlatego jego skutki zależą od treści danego aktu, zakresu działalności przedsiębiorstwa oraz przepisów, które ostatecznie wejdą w życie.
Kogo dotyczy zasada i na jakim etapie działa?
Zasada dotyczy przede wszystkim projektodawców aktów normatywnych regulujących podejmowanie, wykonywanie lub zakończenie działalności gospodarczej. Obejmuje etap opracowywania projektów ustaw i aktów wykonawczych. To na tym etapie należy analizować konieczność wprowadzenia nowych obowiązków, ich zakres oraz możliwość ograniczenia innych obciążeń.
Przedsiębiorcy są grupą, której sytuacja powinna być uwzględniana w procesie przygotowywania regulacji. Nie są jednak bezpośrednimi adresatami zasady w tym sensie, że nie stosują jej jako samodzielnego zwolnienia z obowiązku. Konkretne wymagania wobec firmy wynikają z obowiązujących aktów prawnych, a nie z samego określenia „jeden za jeden”.
Adresaci zasady a przedsiębiorcy
Najważniejsze jest rozróżnienie dwóch poziomów. Pierwszy to poziom tworzenia prawa, na którym projektodawcy i administracja powinni ograniczać obciążenia oraz uzasadniać konieczność nowych wymogów. Drugi to poziom działalności firmy, która musi stosować aktualne przepisy dotyczące jej działalności.
Przedsiębiorca może korzystać z efektów lepszej analizy regulacji, ale nie może na tej podstawie samodzielnie przestać składać dokumentów, przekazywać danych czy wykonywać innych czynności wymaganych przez obowiązujące prawo. Wpływ konkretnej zmiany trzeba oceniać na podstawie jej aktualnej treści, daty wejścia w życie i przepisów przejściowych.
Jak ocenia się nowe obciążenia administracyjne?
Ocena nowych obowiązków powinna obejmować co najmniej ich konieczność, zakres i wpływ na przedsiębiorców. Ważnym narzędziem jest ocena skutków regulacji, czyli analiza towarzysząca określonym projektom. Może ona obejmować opis problemu, rozważane rozwiązania, warianty alternatywne, grupy dotknięte zmianą, koszty i obciążenia administracyjne.
W tym ujęciu nie wystarczy wskazać, że regulacja realizuje określony cel. Trzeba także rozważyć, jak proponowane rozwiązanie wpłynie na wykonywanie działalności gospodarczej i czy jego zakres nie jest szerszy niż konieczny. Analiza powinna uwzględniać również możliwość równoważnego zmniejszenia innych obciążeń w tej samej dziedzinie.
Dla określonych projektów rządowych przewidziano także informacje dotyczące zakresu oceny funkcjonowania aktu, mierników realizacji celów i terminu ewaluacji albo uzasadnienie braku potrzeby takiej oceny. Jest to narzędzie oceny na poziomie procesu legislacyjnego, a nie indywidualny audyt sytuacji każdej firmy.
Co powinno być mierzone?
Oficjalne materiały dotyczące oceny skutków regulacji i deregulacji wskazują na potrzebę obserwowania realnych obciążeń administracyjnych. W działalności firmy można organizacyjnie zwracać uwagę między innymi na:
- liczbę wymaganych danych, formularzy i dokumentów;
- zakres raportowania oraz liczbę czynności wykonywanych w procedurze;
- czas potrzebny na przygotowanie informacji i obsługę obowiązku;
- koszty związane z realizacją i obsługą wymogów;
- różnicę między przewidywanymi skutkami regulacji a jej funkcjonowaniem po wejściu w życie.
Takie elementy nie tworzą jednej obowiązkowej metody dla każdej firmy. Pomagają jednak oddzielić ogólne założenia regulacji od jej rzeczywistego wpływu na procesy przedsiębiorstwa.
Czy zasada automatycznie usuwa istniejące obowiązki firmy?
Nie. Zasada „jeden za jeden” nie uchyla automatycznie obowiązków, które już ciążą na konkretnej firmie. Dążenie do równoważnego zmniejszenia obciążeń odbywa się w ramach przygotowywania albo zmiany przepisów. Samo wprowadzenie nowego obowiązku nie powoduje więc automatycznego usunięcia innego wymogu z rejestrów, systemów lub procedur przedsiębiorcy.
Usunięcie albo ograniczenie konkretnego obowiązku wymaga odrębnej zmiany właściwych regulacji. Do czasu zmiany, uchylenia albo wyłączenia danego przepisu przedsiębiorca powinien wykonywać obowiązki wynikające z aktualnego prawa. Program regulacyjny lub ogólna zapowiedź deregulacji również nie są równoznaczne z uchyleniem konkretnego wymogu.
Zasada a aktualne obowiązki przedsiębiorcy
Przy analizie zmiany znaczenie mają przede wszystkim tekst konkretnego aktu, data wejścia w życie oraz przepisy przejściowe. Ustawa przewiduje co do zasady co najmniej sześciomiesięczny okres między ogłoszeniem a wejściem w życie przepisów zwiększających obciążenia regulacyjne dla przedsiębiorców w projektach ustaw. Przewidziano jednak wyjątki, między innymi ze względu na ważny interes publiczny lub konieczność wykonania prawa Unii Europejskiej.
Nie należy traktować tego mechanizmu jako podstawy do odmowy wykonania obowiązku. Zasada działa przede wszystkim przed wejściem nowych regulacji w życie, podczas ich opracowywania i oceny. Wpływ na konkretną firmę zawsze wymaga odniesienia do właściwego aktu oraz jego aktualnego brzmienia.
Jak firma może monitorować zmiany?
Przedsiębiorca może przygotować prosty, wewnętrzny sposób obserwowania zmian dotyczących działalności. Nie jest to ustawowy obowiązek każdej firmy ani gwarancja pełnej zgodności z prawem. Taki monitoring może jednak ułatwić ustalenie, które procesy zostaną objęte zmianą i jakie czynności trzeba przeanalizować.
Punktem wyjścia może być rejestr zmian prawnych dotyczących działalności. Warto zapisywać w nim temat regulacji, zakres procesu, datę wejścia w życie, przepisy przejściowe oraz osobę lub obszar odpowiedzialny za analizę. Przydatne jest także rozdzielenie informacji wynikających wprost z przepisu od wewnętrznych szacunków firmy, na przykład oceny czasu pracy.
Przed wdrożeniem zmiany można opisać aktualny proces, dokumenty, wymagane dane i czynności raportowe. Po wejściu regulacji w życie takie elementy można porównać z nowym sposobem działania. Pozwala to obserwować nie tylko liczbę dokumentów, lecz także czas procedur i koszty obsługi.
Prosta mapa wpływu regulacji
Praktyczna mapa wpływu może łączyć zmianę prawną z procesem, dokumentem i osobą odpowiedzialną. Powinna wskazywać, czego dotyczy regulacja, jakie czynności mogą się zmienić i kiedy trzeba ponownie sprawdzić jej zastosowanie. Warto uwzględnić następujące kroki:
- zidentyfikować regulację i ustalić jej aktualny tekst;
- zapisać datę wejścia w życie oraz zakres przepisów przejściowych;
- przypisać zmianę do konkretnego procesu, dokumentu i osoby odpowiedzialnej;
- porównać liczbę danych, dokumentów, czynności i czas pracy przed zmianą i po niej;
- odnotować rzeczywiste obciążenia oraz oddzielić je od przewidywań zawartych w analizach.
Przy konkretnej regulacji warto analizować także uzasadnienie, ocenę skutków regulacji, informacje z konsultacji publicznych i przepisy przejściowe. Taka organizacyjna praktyka nie zastępuje analizy prawnej i nie oznacza, że sama firma może rozstrzygnąć każdą wątpliwość dotyczącą stosowania przepisów.
Program regulacyjny 2026–2028 i dalszy rozwój mechanizmu
Program regulacyjny na lata 2026–2028 obejmuje działania związane z ograniczaniem obciążeń administracyjnych i dalszym rozwojem sposobu oceny regulacji. Przewidziano w nim między innymi rozwój metodyki liczenia kosztów regulacyjnych, ewaluację stosowania zasady „jeden za jeden” oraz ocenę funkcjonowania obowiązującego prawa.
Program obejmuje także podejście „domyślnie cyfrowo” oraz wykorzystanie narzędzi cyfrowych i AI do monitorowania wpływu regulacji. Są to kierunki działań systemowych. Samo przyjęcie programu nie oznacza automatycznego uchylenia konkretnych obowiązków przedsiębiorców ani gwarantowanego zmniejszenia kosztów w określonej firmie.
Co może być istotne dla przedsiębiorcy?
Z perspektywy firmy znaczenie może mieć przede wszystkim lepsze mierzenie realnych obciążeń. Jeżeli regulacje będą oceniane nie tylko na podstawie założeń, lecz także ich funkcjonowania, łatwiej będzie wskazywać, gdzie powstają dokumentacyjne, raportowe lub proceduralne bariery. Dla przedsiębiorcy oznacza to potrzebę porządkowania informacji o zmianach i ich wpływie na codzienne procesy.
Warto jednak oddzielać kierunki programu od obowiązującego prawa. O tym, co firma musi zrobić, decydują aktualne przepisy, ich data wejścia w życie, przepisy przejściowe oraz właściwe akty wykonawcze. Wpływ programu na konkretną działalność zależy od przyszłych i obowiązujących regulacji, a nie od samej nazwy programu.
Podsumowanie: Zasada „jeden za jeden” jest regułą tworzenia i oceny prawa gospodarczego, a nie automatycznym zwolnieniem z istniejących obowiązków. Obowiązuje od 13 lipca 2025 r. i zakłada unikanie nowych obciążeń, ograniczanie ich do minimum oraz poszukiwanie równoważnego zmniejszenia innych wymogów w tej samej dziedzinie. Przy analizie zmian znaczenie mają ocena skutków regulacji, data wejścia w życie i przepisy przejściowe. Firma może organizacyjnie monitorować liczbę danych, dokumentów, czynności, czas pracy i koszty obsługi, ale konkretne skutki zawsze zależą od treści aktualnych przepisów. Sprawdź inne materiały Łączy nas Biznes i rozwijaj firmę w oparciu o praktyczną, aktualną wiedzę.
