Należyta staranność w łańcuchu dostaw coraz częściej pojawia się w rozmowach między dużymi przedsiębiorstwami a ich dostawcami. Dla mikrofirm i MŚP temat może być niejasny, ponieważ unijne zasady CSDDD nie obejmują ich bezpośrednio, ale wymagania dużych kontrahentów mogą pośrednio wpływać na sposób gromadzenia danych, zawierania umów i reagowania na ryzyka.
W praktyce mała firma może otrzymać kwestionariusz, prośbę o dokumenty, projekt klauzuli ESG albo oczekiwanie wdrożenia działań korygujących. Ten artykuł wyjaśnia, jak odróżnić obowiązek prawny od wymogu umownego i dobrowolnego standardu, jakie informacje mogą być potrzebne oraz jak przygotować dokumentację bez składania niepotwierdzonych deklaracji. Skutki dla konkretnej firmy zależą od branży, produktu, lokalizacji, relacji biznesowej, treści umowy i krajowych przepisów wdrażających dyrektywę.
Należyta staranność w łańcuchu dostaw — co oznacza dla firmy
Należyta staranność wiąże się z identyfikowaniem i ocenianiem negatywnych oddziaływań na prawa człowieka i środowisko. Analiza może dotyczyć własnej działalności, spółek zależnych oraz łańcucha działalności, czyli relacji i procesów związanych z dostarczaniem produktów lub usług.
Dla MŚP ważne jest jednak, aby nie utożsamiać każdego pytania o ESG z bezpośrednim obowiązkiem ustawowym. To, że duży odbiorca prosi o dane dotyczące dostawców, pochodzenia produktu albo incydentów, może wynikać z jego własnych obowiązków lub polityki zakupowej. Nie oznacza automatycznie, że mała firma została objęta CSDDD.
Prawo, umowa i dobrowolny standard
W relacji handlowej mogą wystąpić cztery różne źródła wymagań: przepisy, postanowienia umowy, dobrowolny standard oraz praktyka rynkowa. Każde z nich ma inny charakter. Obowiązek wynikający z prawa nie jest tym samym co żądanie kontraktowe, a dobrowolny standard nie staje się automatycznie obowiązkowym raportowaniem.
Standard VSME może pomóc uporządkować informacje przekazywane kontrahentom, ale sam nie zastępuje analizy konkretnej umowy, przepisów ani rzeczywistych ryzyk. W każdym przypadku warto ustalić, dlaczego dana informacja jest potrzebna, jaki ma zakres i na jakich dowodach się opiera.
Czy CSDDD dotyczy bezpośrednio mikrofirm i MŚP
Według przedstawionych informacji Komisji Europejskiej mikroprzedsiębiorstwa i MŚP nie są bezpośrednio objęte zakresem unijnych zasad należytej staranności CSDDD. Zmienione zasady dotyczą przede wszystkim bardzo dużych przedsiębiorstw. Wskazano między innymi unijne grupy osiągające co najmniej 5000 pracowników i 1,5 mld euro światowego obrotu netto oraz przedsiębiorstwa spoza Unii osiągające co najmniej 1,5 mld euro obrotu netto w Unii Europejskiej.
Nie oznacza to jednak, że małe firmy pozostają poza praktycznym wpływem regulacji. Duży kontrahent może potrzebować informacji od partnerów w swoim łańcuchu działalności, aby ocenić ryzyka, przygotować własne działania albo spełnić wymagania dotyczące należytej staranności. Wtedy MŚP może spotkać się z pytaniami o dostawców, lokalizacje, polityki, certyfikaty, pracowników, incydenty lub działania naprawcze.
Bezpośredni obowiązek a efekt pośredni
Najważniejsze rozróżnienie brzmi: pośrednie wymaganie kontrahenta nie jest automatycznie bezpośrednim obowiązkiem MŚP wynikającym z CSDDD. Mała firma może jednak odczuć skutki biznesowe, jeśli nie będzie w stanie przedstawić informacji potrzebnych w relacji z dużym odbiorcą albo nie zaakceptuje określonych postanowień umownych.
Wobec polskich przedsiębiorstw znaczenie mają także krajowe przepisy wdrażające dyrektywę. Przekazane materiały nie rozstrzygają aktualnego stanu polskiej ustawy implementującej. Dlatego artykuł ma charakter edukacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej umowy ani przepisów właściwych dla danej firmy.
Jakie informacje może żądać duży kontrahent
Nie istnieje jeden zamknięty katalog informacji, których każdy duży kontrahent może żądać od każdego MŚP. Zakres powinien zależeć od celu żądania, zidentyfikowanych ryzyk, branży, produktu, lokalizacji i relacji biznesowej.
Zmieniona dyrektywa wskazuje, że wobec partnerów biznesowych zatrudniających mniej niż 5000 osób informacje na potrzeby pogłębionej oceny powinny być konieczne. Jeżeli można je rozsądnie uzyskać z innych źródeł, nie powinny być żądane od małego partnera. Gdy dane mogą pochodzić od kilku partnerów, w rozsądnych przypadkach priorytetem powinien być partner, u którego ryzyko negatywnych oddziaływań jest najbardziej prawdopodobne.
W praktyce pytania mogą dotyczyć między innymi charakteru działalności, lokalizacji, głównych dostawców, polityk i praktyk, certyfikatów, pracowników, kwestii środowiskowych, incydentów dotyczących praw człowieka oraz działań korygujących. Taka lista pomaga przygotować się organizacyjnie, ale nie jest uniwersalnym wymogiem prawnym dla każdej branży.
Pytania, które MŚP powinno zadać przed przekazaniem danych
Przed wysłaniem dokumentów warto poprosić kontrahenta o wyjaśnienie kilku kwestii:
- Jaki jest cel żądania i z jakim ryzykiem wiąże się przekazywana informacja?
- Jaki jest wymagany zakres, format i termin odpowiedzi?
- Czy dane są konieczne, czy można je pozyskać z innych źródeł?
- Jak będą chronione informacje poufne, sklasyfikowane lub wrażliwe?
- Jakie są konsekwencje braku danych albo przekazania informacji niepełnej?
Sama prośba kontrahenta nie przesądza, że jest nieważna, ale MŚP nie musi też zakładać, że każda prośba automatycznie wyznacza zakres jego obowiązków. Warto ocenić ją w odniesieniu do umowy i konkretnego celu.
Dokumentacja pochodzenia produktów i ryzyk w łańcuchu dostaw
Źródła nie ustanawiają jednego obowiązkowego formularza dla wszystkich MŚP. Można jednak stworzyć uporządkowany rejestr, który ułatwi odpowiadanie na powtarzające się pytania kontrahentów i pokaże, gdzie występują luki informacyjne.
Podstawą może być zestawienie dostawców, produktów, usług, lokalizacji i znanych ogniw łańcucha działalności. Dostawcę warto powiązać z konkretnym produktem lub usługą, a przy każdym wpisie zaznaczyć zakres informacji faktycznie znanych przedsiębiorstwu. Dokumentacja powinna odpowiadać rzeczywistemu poziomowi wiedzy, a nie tworzyć wrażenie pełnej kontroli nad całym łańcuchem.
Rejestr dowodów i luk informacyjnych
W rejestrze można umieszczać dostępne faktury, specyfikacje, deklaracje pochodzenia, certyfikaty i wyniki kontroli. Przydatne jest także prowadzenie wykazu incydentów, działań korygujących, brakujących danych i terminów kolejnego przeglądu.
Każdy dokument powinien być przypisany do dostawcy, produktu, lokalizacji i daty. Należy oddzielać dane potwierdzone od oświadczeń dostawców, szacunków i informacji niezweryfikowanych. Przykładowo, deklaracja otrzymana od dostawcy może być opisana jako informacja pochodząca od tego dostawcy, a nie jako niezależnie potwierdzony fakt.
Dobór dokumentów zależy od branży, produktu, kraju pochodzenia i konkretnego wymagania umownego. Proponowany rejestr jest rozwiązaniem organizacyjnym, a nie ustawowo obowiązkowym formularzem dla każdego MŚP.
VSME jako punkt odniesienia do porządkowania danych
Dobrowolny standard VSME może służyć jako mapa informacji przy przygotowywaniu danych dla kontrahentów. Obejmuje między innymi informacje o podstawie przygotowania danych, działalności, politykach i praktykach zrównoważonego rozwoju, pracownikach, kwestiach środowiskowych, incydentach dotyczących praw człowieka oraz głównych relacjach biznesowych.
Takie uporządkowanie może być pomocne, gdy firma wielokrotnie odpowiada na podobne kwestionariusze. Raport przygotowany według standardu może być kierowany przede wszystkim do aktualnych lub potencjalnych kontrahentów, banków i inwestorów. Nie oznacza to jednak, że każdy odbiorca zaakceptuje go jako pełną odpowiedź.
Co uporządkować przed wypełnianiem kolejnych kwestionariuszy
Przed rozpoczęciem raportowania warto utrzymywać w jednym repozytorium spójne informacje o działalności, relacjach biznesowych, politykach, praktykach, pracownikach, środowisku i incydentach. Pozwala to ograniczyć różnice między odpowiedziami przesyłanymi różnym kontrahentom.
VSME ma charakter dobrowolny. Samo przygotowanie raportu według tego standardu nie dowodzi zgodności z CSDDD, innymi przepisami ani każdym wymaganiem umownym. Możliwe jest pominięcie informacji sklasyfikowanych lub wrażliwych, jeśli ich ujawnienie nie jest uzasadnione celem żądania.
Jak oceniać klauzule ESG w umowie z kontrahentem
Klauzulę ESG warto analizować nie tylko pod kątem samego obowiązku przekazania danych, lecz także odpowiedzialności i skutków niewykonania. Przed podpisaniem dokumentu należy sprawdzić cel klauzuli, zakres informacji, metodę dowodową i częstotliwość aktualizacji.
Znaczenie mogą mieć również koszty audytu, zasady poufności, odpowiedzialność za podwykonawców, procedura naprawcza oraz warunki zawieszenia lub rozwiązania współpracy. Szczególnej uwagi wymagają szerokie uprawnienia kontrolne, kary, nieograniczona odpowiedzialność i postanowienia, które przenoszą całe zadanie zgodności na małego dostawcę.
Przy uzyskiwaniu zapewnień od MŚP warunki powinny być uczciwe, rozsądne i niedyskryminacyjne. Komisja wskazuje także na potrzebę sprawiedliwego podziału zadań oraz proporcjonalnego wsparcia dla mniejszych partnerów. Nie oznacza to automatycznego prawa do finansowania, lecz argument za rozmową o zakresie pracy, kosztach i sposobie weryfikacji.
Jak formułować odpowiedzi o ograniczonym zakresie
Najbezpieczniej używać sformułowań, które można poprzeć konkretnym dokumentem. Odpowiedź może wskazywać źródło, zakres i datę danych, na przykład: „według informacji otrzymanych od dostawcy na dzień…”. Trzeba oddzielać własne ustalenia od informacji przekazanych przez dostawcę lub podwykonawcę.
Należy unikać bezwarunkowych stwierdzeń, takich jak „łańcuch dostaw jest wolny od ryzyka”, „firma spełnia ESG” albo „produkt jest w pełni zrównoważony”, jeśli przedsiębiorstwo nie ma dowodów i zdefiniowanego zakresu takiego twierdzenia. Nie należy też zakładać, że MŚP musi podpisać każdą klauzulę ESG. Wątpliwości dotyczące kar, audytów, poufności, odpowiedzialności i rozwiązania umowy warto omówić z prawnikiem przy konkretnej umowie.
Plan przygotowania MŚP do wymagań kontrahentów
Przygotowanie nie musi zaczynać się od tworzenia rozbudowanego raportu. Pierwszym krokiem jest ustalenie, kto w firmie koordynuje odpowiedzi, dokumenty i kontakt z kontrahentami. Następnie warto sporządzić listę kluczowych odbiorców oraz ich aktualnych wymagań informacyjnych i umownych.
Kolejny etap to mapa dostawców, produktów, lokalizacji, znanych ogniw łańcucha i istotnych ryzyk. Na jej podstawie można utworzyć repozytorium dowodów z oznaczeniem źródła, daty, zakresu i luk informacyjnych. Przydatna będzie również procedura zatwierdzania odpowiedzi na kwestionariusze oraz aktualizacji danych.
Co zrobić najpierw, a co wymaga konsultacji
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za koordynowanie dokumentacji i odpowiedzi.
- Zbierz wymagania otrzymane od najważniejszych kontrahentów i przypisz je do konkretnych umów lub zapytań.
- Zmapuj dostawców, produkty, lokalizacje i znane ogniwa łańcucha działalności.
- Utwórz rejestr dokumentów, źródeł, dat, incydentów, działań korygujących i brakujących danych.
- Przygotuj sposób zatwierdzania odpowiedzi, aby deklaracje były zgodne z dostępnymi dowodami.
- Przed zaakceptowaniem trudnych klauzul skonsultuj kwestie kar, audytów, poufności i odpowiedzialności z prawnikiem.
Ten plan jest wskazówką organizacyjną, a nie indywidualną poradą prawną ani gwarancją spełnienia wymagań kontrahenta. Zakres działań zależy od branży, produktu, lokalizacji, poziomu ryzyka i konkretnej umowy.
Małe i średnie firmy nie są bezpośrednio objęte CSDDD, ale mogą otrzymywać proporcjonalne wymagania od dużych kontrahentów. Najbezpieczniejsze podejście polega na rozdzieleniu prawa, umowy i dobrowolnych standardów, uporządkowaniu możliwych do potwierdzenia danych oraz ostrożnym określaniu odpowiedzialności. VSME może pomóc w organizacji informacji, lecz nie zastępuje analizy konkretnego ryzyka ani dokumentu. Przekazane materiały nie rozstrzygają aktualnego stanu polskich przepisów wdrażających dyrektywę, dlatego przy konkretnej umowie potrzebna może być konsultacja prawna. Sprawdź inne materiały Łączy nas Biznes i rozwijaj firmę w oparciu o praktyczną, aktualną wiedzę.
