EUDR dla przedsiębiorcy oznacza konieczność uporządkowania nie tylko dokumentów, lecz także informacji o produktach, dostawcach i pochodzeniu towarów. Rozporządzenie dotyczące wylesiania obejmuje wybrane towary oraz produkty pochodne, dlatego przygotowania warto rozpocząć od sprawdzenia klasyfikacji produktu i ustalenia roli firmy w konkretnej transakcji.
W praktyce przedsiębiorca powinien zbudować proces obejmujący kwalifikację produktu, zebranie danych od dostawcy, ocenę ryzyka, ewentualne działania ograniczające ryzyko oraz przygotowanie oświadczenia należytej staranności. Poniżej znajduje się praktyczna mapa działań. Terminy i materiały wdrożeniowe należy ponownie sprawdzić w aktualnych źródłach Unii Europejskiej przed publikacją procedury lub jej zastosowaniem.
EUDR w skrócie: czego dotyczy rozporządzenie
EUDR obejmuje towary i produkty wymienione w załączniku I do rozporządzenia. Chodzi w szczególności o bydło, kakao, kawę, palmę olejową, kauczuk, soję i drewno oraz wybrane produkty pochodne. O tym, czy konkretny towar podlega regulacji, decyduje jego klasyfikacja, w tym odpowiedni kod towarowy, a nie sama nazwa handlowa.
Produkt objęty EUDR może zostać wprowadzony na rynek Unii Europejskiej, udostępniony na nim albo wyeksportowany, jeżeli spełnia podstawowe warunki regulacji. W ocenie związanej z wylesianiem znaczenie ma między innymi data 31 grudnia 2020 r. Terminy stosowania wskazane w przekazanych materiałach to 30 grudnia 2026 r. dla dużych i średnich przedsiębiorstw oraz 30 czerwca 2027 r. dla większości mikro- i małych przedsiębiorstw. Wyjątki, zmiany i przepisy przejściowe wymagają sprawdzenia w aktualnych źródłach UE.
Trzy warunki zgodności produktu
- Brak wylesiania: produkt powinien spełniać wymogi dotyczące produkcji wolnej od wylesiania.
- Legalność produkcji: produkcja musi być zgodna z właściwymi przepisami kraju produkcji.
- Udokumentowanie procesu: produkt powinien być objęty oświadczeniem należytej staranności albo właściwą uproszczoną deklaracją.
Te trzy elementy tworzą punkt wyjścia do dalszej pracy. Nie oznacza to jednak, że samo zebranie jednego dokumentu lub geolokalizacji automatycznie przesądza o zgodności.
Jak sprawdzić, czy produkt firmy podlega EUDR
Pierwszym krokiem jest porównanie produktu z aktualnym załącznikiem I do EUDR. Następnie trzeba zweryfikować właściwy kod klasyfikacyjny CN/HS. Research nie obejmuje indywidualnej oceny konkretnych kodów, dlatego przedsiębiorca powinien potraktować tę czynność jako osobny etap analizy, a w złożonych przypadkach sprawdzić ją ze specjalistą.
Drugi krok to ustalenie roli firmy w konkretnej transakcji. Ten sam przedsiębiorca może być operatorem przy jednej dostawie, traderem przy innej, a przy kolejnej działać na dalszym etapie łańcucha. Znaczenie mają także kraj produkcji, wielkość przedsiębiorstwa, rodzaj produktu oraz status wcześniejszych oświadczeń lub deklaracji.
Karta kwalifikacji produktu i transakcji
Przydatnym narzędziem może być wewnętrzna karta kwalifikacji. Nie jest ona uniwersalną opinią prawną, lecz sposobem uporządkowania danych przed dalszą analizą. Powinna obejmować:
- nazwę i opis produktu oraz jego właściwą klasyfikację;
- kraj produkcji i informacje o okresie produkcji;
- rolę firmy w danej transakcji;
- status wcześniejszych oświadczeń należytej staranności lub uproszczonych deklaracji;
- informację, czy firma wprowadza produkt po raz pierwszy na rynek UE, eksportuje go, udostępnia w łańcuchu dostaw czy działa na dalszym etapie.
Takie zestawienie pomaga stworzyć mapę produktów i dostaw, zamiast analizować każdą sprawę wyłącznie na podstawie nazwy handlowej.
Jakie dane i dokumenty zebrać od dostawcy
Zakres danych powinien odpowiadać produktowi, krajowi produkcji i strukturze łańcucha dostaw. Nie istnieje jedna wyczerpująca lista dokumentów właściwa dla każdej branży. Podstawą jest jednak zebranie informacji pozwalających opisać produkt, ustalić jego pochodzenie i przeprowadzić ocenę ryzyka.
Od dostawcy należy co do zasady pozyskać opis oraz ilość produktu, kraj produkcji, datę lub okres produkcji, dane dostawcy, a także informacje pozwalające ocenić zgodność produkcji z prawem kraju produkcji. Kluczowa jest również geolokalizacja wszystkich działek, na których wyprodukowano właściwe towary. W przypadku określonych produktów pochodzenia zwierzęcego zastosowanie mają odpowiednie informacje o miejscach utrzymywania zwierząt.
Checklista danych wejściowych
- Dane produktu: opis, ilość i właściwa klasyfikacja.
- Pochodzenie: kraj produkcji oraz data lub okres produkcji.
- Geolokalizacja: lokalizacje wszystkich działek związanych z produkcją; w systemie mogą być przekazywane między innymi jako współrzędne, obszary zaznaczone na mapie lub pliki GeoJSON.
- Dane dostawcy: informacje identyfikujące podmiot przekazujący produkt.
- Legalność: informacje i dowody potrzebne do oceny zgodności produkcji z właściwymi przepisami kraju produkcji.
- Identyfikowalność: numery referencyjne wcześniejszych DDS albo identyfikatory uproszczonych deklaracji, jeżeli mają zastosowanie.
Warto przygotować formularz danych dostawcy oraz kontrolę kompletności. Certyfikat dostawcy lub zewnętrzna certyfikacja nie zastępuje automatycznie obowiązków operatora i może być co najwyżej jednym z elementów oceny. Sama geolokalizacja również nie zapewnia zgodności, ponieważ potrzebna jest jeszcze ocena ryzyka i dokumentowanie całego procesu.
Należyta staranność krok po kroku
Należyta staranność nie powinna być traktowana jako prosty formularz wypełniany na końcu procesu. Obejmuje trzy logiczne etapy: zebranie wymaganych informacji, ocenę ryzyka oraz ograniczanie ryzyka, gdy jest ono większe niż nieznaczne.
Analiza powinna uwzględniać produkt, kraj produkcji, geolokalizację, legalność produkcji i strukturę łańcucha dostaw. Firma powinna dokumentować źródła danych, decyzje oraz działania podjęte w ramach procesu. Warto również przypisać odpowiedzialność za zebranie informacji, ocenę i zatwierdzenie dokumentacji. Dzięki temu wiadomo, kto kontroluje kompletność danych i kto podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu.
Od danych do decyzji
- Zebranie informacji: zgromadzenie danych o produkcie, dostawcy, kraju produkcji, okresie produkcji i geolokalizacji.
- Ocena ryzyka: analiza informacji pod kątem ryzyka niezgodności z wymogami EUDR.
- Ograniczanie ryzyka: podjęcie odpowiednich działań, gdy ryzyko jest większe niż nieznaczne.
- Udokumentowanie wyniku: zapisanie danych, decyzji i podstaw przeprowadzonej oceny.
Dokumenty i informacje związane z należytą starannością należy przechowywać przez pięć lat od odpowiedniego wprowadzenia produktu na rynek UE, eksportu albo udostępnienia produktu, zależnie od roli i czynności. Procedura archiwizacji powinna obejmować także kontrolę wersji oraz przypisanie odpowiedzialności.
Oświadczenie należytej staranności w systemie EUDR
Oświadczenie należytej staranności, czyli DDS, składa się w systemie informacyjnym EUDR przed wprowadzeniem produktu na rynek UE albo jego eksportem. Operator potwierdza w nim, że przeprowadził należytą staranność oraz stwierdził brak ryzyka albo wyłącznie nieznaczne ryzyko niezgodności.
Oświadczenie zawiera między innymi dane operatora, opis i ilość produktu, kraj produkcji, geolokalizacje działek oraz wymagane oświadczenie odpowiedzialności. Po złożeniu DDS powstaje numer referencyjny, który może mieć znaczenie dla identyfikowalności produktu w dalszym łańcuchu.
DDS jako końcowy etap procesu
DDS powinno być rezultatem udokumentowanego procesu, a nie wyłącznie czynnością administracyjną. Najpierw należy zebrać informacje, następnie przeprowadzić ocenę ryzyka i ewentualnie je ograniczyć. Dopiero wtedy operator powinien przejść do złożenia oświadczenia w systemie produkcyjnym.
System informacyjny pozwala wprowadzać geolokalizację na mapie, za pomocą współrzędnych lub plików GeoJSON. Środowisko testowe służy do ćwiczeń i nie powinno być utożsamiane ze skutecznym złożeniem oświadczenia w systemie produkcyjnym. Złożenie DDS nie jest gwarancją zgodności, lecz potwierdzeniem odpowiedzialności operatora za deklarowany wynik należytej staranności.
Operator, trader i dalsze ogniwo łańcucha — plan przygotowania firmy
Obowiązki zależą od roli firmy w konkretnej transakcji. Znaczenie mają również wielkość przedsiębiorstwa, rodzaj produktu, kraj produkcji oraz status wcześniejszych oświadczeń lub deklaracji. Dlatego nie wystarczy przypisać jednej roli całej organizacji bez sprawdzenia poszczególnych ścieżek dostaw.
Tabela ról w łańcuchu dostaw
| Rola | Znaczenie w łańcuchu | Najważniejsze działania |
|---|---|---|
| Operator | Podmiot, który po raz pierwszy wprowadza produkt na rynek UE albo go eksportuje. | Przeprowadzenie należytej staranności i złożenie DDS przed wprowadzeniem produktu lub eksportem. |
| Trader | Podmiot udostępniający produkt na rynku w ramach łańcucha dostaw. | Gromadzenie i przechowywanie informacji o dostawcach oraz odbiorcach, zgodnie z zakresem obowiązków. |
| Podmiot na dalszym etapie | Podmiot wprowadzający do obrotu lub eksportujący produkt wytworzony z wcześniejszych produktów objętych oświadczeniami lub deklaracjami. | Zapewnienie identyfikowalności, przechowywanie danych i posługiwanie się numerami referencyjnymi DDS albo identyfikatorami deklaracji, gdy mają zastosowanie. |
Podmioty niebędące MŚP mają dodatkowe obowiązki rejestracyjne. Przy uzasadnionych obawach mogą być także zobowiązane do weryfikacji wcześniejszej należytej staranności. Szczegółowe obowiązki trzeba odnieść do aktualnego statusu firmy i konkretnej transakcji.
Plan wdrożenia w firmie
- Zbuduj mapę produktów i dostawców: przypisz produkty do klasyfikacji, krajów produkcji i konkretnych przepływów.
- Przypisz role: ustal, kiedy firma jest operatorem, traderem albo podmiotem działającym na dalszym etapie.
- Ustal właścicieli procesu: wskaż osoby odpowiedzialne za dane, ocenę ryzyka, DDS i archiwizację.
- Wprowadź formularz dostawcy: określ wymagane dane, geolokalizację, informacje o legalności oraz numery wcześniejszych deklaracji.
- Kontroluj kompletność: sprawdzaj, czy informacje pozwalają przejść od zebrania danych do udokumentowanej decyzji.
- Archiwizuj dokumentację: przechowuj informacje przez wymagany okres i kontroluj ich wersje.
- Aktualizuj procedurę: przed wdrożeniem ponownie sprawdź aktualne przepisy, terminy i materiały UE.
Sama procedura nie przesądza też o zgodności każdego produktu.
Przygotowanie do EUDR powinno rozpocząć się od kwalifikacji produktu i przypisania roli firmy w konkretnej transakcji. Kolejne etapy to zebranie danych od dostawcy, w tym geolokalizacji, ocena ryzyka, ewentualne jego ograniczenie, złożenie DDS oraz archiwizacja dokumentacji. Zakres obowiązków zależy od produktu, kraju produkcji, wielkości przedsiębiorstwa i miejsca firmy w łańcuchu dostaw. Przed wdrożeniem procedury warto ponownie sprawdzić aktualny stan prawa UE, a w złożonych przypadkach skonsultować się ze specjalistą. Sprawdź inne materiały Łączy nas Biznes i rozwijaj firmę w oparciu o praktyczną, aktualną wiedzę.
