Cyfryzacja postępowania gospodarczego jest przedstawiana jako proces, który ma zmienić sposób prowadzenia spraw gospodarczych i spraw własności intelektualnej. Projektowane rozwiązania obejmują między innymi elektroniczne akta, składanie pism przez system teleinformatyczny, doręczenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych, cyfrowe tytuły wykonawcze oraz szersze wykorzystanie posiedzeń zdalnych.
Nie oznacza to jednak, że powstał już jeden, powszechnie obowiązujący model obsługi każdej sprawy wyłącznie online. Zakres funkcji Portalu zależy od rodzaju postępowania, sądu, kategorii użytkownika i podstawy prawnej udostępnienia. Dlatego firma może przygotować organizację pracy już teraz, ale przy konkretnej sprawie powinna każdorazowo sprawdzić aktualny stan prawny, dostępne funkcje systemu i oficjalne komunikaty.
Cyfryzacja postępowania gospodarczego — co jest planowane, a co już działa
Pełna cyfryzacja postępowań gospodarczych jest opisywana przez Ministerstwo Sprawiedliwości jako projektowana reforma. W planowanym modelu komunikacja sądu, stron i pełnomocników ma w większym stopniu odbywać się przez system teleinformatyczny. Dotyczy to zarówno przekazywania pism, jak i dostępu do dokumentów oraz informacji o przebiegu sprawy.
Jednocześnie część funkcji cyfrowych jest już dostępna. Uprawnieni użytkownicy Portalu Informacyjnego mogą zdalnie sprawdzać informacje o sprawach, dokumenty i terminy rozpraw, a zależnie od zakresu udostępnienia także wybrane doręczenia i nagrania rozpraw. Nie każda sprawa będzie jednak widoczna w identyczny sposób. Brak sygnatury w portalu może wynikać z braku decyzji o publikacji danej sprawy lub repertorium, a niekoniecznie z błędu po stronie przedsiębiorstwa.
Warto więc rozdzielić dwa poziomy informacji: rozwiązania już funkcjonujące w określonym zakresie oraz propozycje zmian, które mają dopiero stworzyć bardziej jednolity cyfrowy obieg. Materiały dotyczące reformy wskazują także na jej etapowy charakter. Przed wykorzystaniem tych informacji w konkretnej sprawie konieczna jest ponowna weryfikacja aktualnych przepisów i funkcji systemu.
Jakie elementy sprawy mają trafić do internetu
Projektowana cyfryzacja ma objąć kilka podstawowych elementów postępowania gospodarczego. Najważniejsze znaczenie dla firmy będzie miało elektroniczne składanie pism procesowych. W założeniu dokumenty mogłyby być przekazywane przez Portal Informacyjny i obsługiwane w ramach systemu teleinformatycznego, zamiast wymagać papierowego obiegu w każdym przypadku.
Drugim obszarem są e-doręczenia sądowe. Planowane rozwiązania zakładają doręczanie korespondencji przez Portal Informacyjny co do zasady za pomocą systemu teleinformatycznego. Obowiązujące regulacje dotyczące doręczeń przez Portal opisują moduł odbioru pisma oraz elektroniczne potwierdzenie doręczenia. W określonych sytuacjach znaczenie może mieć także nieodebranie dokumentu w przewidzianym terminie, dlatego kontrola konta i archiwizacja potwierdzeń są istotne z punktu widzenia organizacji pracy.
Kolejnym elementem mają być elektroniczne akta sprawy. Projekt przewiduje prowadzenie akt gospodarczych w formie elektronicznej i udostępnianie ich stronom oraz pełnomocnikom przez Portal Informacyjny. W praktyce może to ograniczyć potrzebę zamawiania papierowych akt i osobistego udawania się do sądu, ale nie oznacza, że każda sprawa będzie od początku dostępna w pełnym, jednakowym zakresie.
Planowane są także cyfrowe tytuły wykonawcze, umieszczane w repozytorium tytułów wykonawczych dla postępowań gospodarczych i spraw własności intelektualnej. Uzupełnieniem ma być szersze wykorzystanie zdalnego udziału w posiedzeniach oraz uporządkowanie zasad organizacji takich posiedzeń. Zdalna forma nie ma jednak automatycznie zastępować wszystkich czynności stacjonarnych.
Portal Informacyjny Sądów Powszechnych w praktyce firmy
Dla przedsiębiorstwa Portal Informacyjny może stać się jednym z ważnych punktów kontroli spraw sądowych. W zależności od uprawnień i zakresu udostępnienia pozwala sprawdzać stan sprawy, dokumenty oraz terminy rozpraw. W niektórych przypadkach dostępne mogą być również nagrania rozpraw i wybrane doręczenia. Nie należy jednak traktować tych funkcji jako identycznych dla wszystkich użytkowników i wszystkich postępowań.
Praktyczne znaczenie ma uporządkowanie dostępu. Firma powinna wiedzieć, kto działa w jej imieniu, jaki jest zakres uprawnień danej osoby i kto przejmuje obsługę podczas nieobecności. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i pełnomocników. Dane logowania powinny być chronione, a dostęp kontrolowany zgodnie z przyjętymi zasadami organizacyjnymi.
Jeżeli sprawa nie pojawia się w portalu albo nie można wskazać jej sygnatury, nie musi to oznaczać błędu przedsiębiorstwa. Według materiałów pomocy przyczyną może być brak decyzji o publikacji sprawy lub repertorium w Portalu. W takiej sytuacji warto sprawdzić informacje w oficjalnych kanałach pomocy i nie zakładać automatycznie, że problem wynika z niewłaściwego działania firmy.
Jak przygotować firmowy obieg dokumentów
Przygotowanie do cyfrowej obsługi spraw nie musi oznaczać wdrażania jednego, konkretnego rozwiązania technicznego. Najważniejsze jest ustalenie odpowiedzialności i powtarzalnego sposobu pracy. Rekomendacje organizacyjne mogą obejmować:
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za regularne monitorowanie Portalu Informacyjnego oraz osoby zastępującej ją podczas nieobecności;
- uporządkowanie pełnomocnictw, kont i uprawnień osób korzystających z systemu w imieniu przedsiębiorstwa;
- prowadzenie rejestru sygnatur, spraw, terminów i doręczeń związanych z postępowaniami gospodarczymi;
- archiwizowanie dokumentów, w tym wysłanych pism, elektronicznych potwierdzeń doręczeń i komunikatów systemowych;
- ustalenie zastępstwa, aby nieobecność jednej osoby nie przerywała kontroli nad sprawami.
Dobrym elementem obiegu może być rozdzielenie monitorowania informacji od dalszej pracy nad dokumentem. Osoba sprawdzająca portal powinna odnotować pojawienie się pisma lub komunikatu, a następnie przekazać informację zgodnie z wewnętrzną procedurą. Rejestr powinien wskazywać, czego dotyczy zdarzenie i gdzie zapisano dokumenty, lecz nie zastępuje analizy prawnej ani kontroli terminów w konkretnej sprawie.
Warto również ustalić, jak firma postępuje, gdy sprawy nie ma w portalu, dokument nie otwiera się albo pojawia się komunikat o problemie. Taka procedura może obejmować ponowne sprawdzenie uprawnień, zapisanie komunikatu i przekazanie sprawy osobie odpowiedzialnej za kontakt z pełnomocnikiem lub oficjalnym kanałem pomocy. Są to działania organizacyjne, a nie jednolity obowiązek ustawowy każdej firmy.
Awaria systemu: jakie działania warto przewidzieć
Cyfrowy obieg dokumentów ogranicza część czynności papierowych, ale tworzy także ryzyka operacyjne. Awaria albo niedostępność systemu może oznaczać brak dostępu do akt lub doręczeń, problem z wysłaniem pisma oraz niepewność, czy dokument został skutecznie złożony. Może też utrudnić zauważenie komunikatu albo informacji związanej z terminem.
Ministerstwo Sprawiedliwości wskazuje, że projektowane przepisy mają wzmacniać gwarancje procesowe na wypadek awarii systemów teleinformatycznych. Z zebranych materiałów nie wynika jednak pełny, uniwersalny mechanizm skutków każdej awarii. Nie można więc przyjmować, że każda niedostępność systemu automatycznie zawiesza, przedłuża albo przywraca termin procesowy.
Organizacyjnie warto przewidzieć dokumentowanie problemu. Przydatne mogą być:
- zapis czasu rozpoczęcia i zakończenia problemu, jeżeli można go ustalić;
- opis czynności, której nie udało się wykonać;
- zachowanie komunikatów systemowych i dostępnych zrzutów ekranu;
- archiwizacja informacji o wysłanych próbach oraz potwierdzeniach;
- sprawdzenie oficjalnych komunikatów i skorzystanie z kanałów pomocy technicznej.
Takie materiały nie rozstrzygają same przez się o skuteczności pisma ani o skutkach dla terminu. W realnej sprawie należy zweryfikować aktualne przepisy i, jeżeli jest to potrzebne, skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej. Przed publikacją lub zastosowaniem procedury firmowej warto również ponownie sprawdzić stan prawny oraz sposób działania systemów.
Czy trzeba będzie jeszcze jeździć do sądu?
Elektroniczne akta mogą ograniczyć część wizyt w sądzie, ponieważ projekt zakłada zdalny dostęp do dokumentów bez konieczności zamawiania papierowych tomów w każdym przypadku. Podobny efekt może mieć szersze wykorzystanie posiedzeń zdalnych. Dla firmy oznacza to potencjalnie mniej czynności wymagających fizycznej obecności i łatwiejszy dostęp do informacji o sprawie.
Nie należy jednak obiecywać całkowitego wyeliminowania wizyt. Zdalny dostęp do akt nie oznacza, że każda czynność będzie wykonywana online. Zakres cyfrowej obsługi zależy od rodzaju sprawy, sądu, decyzji oraz funkcji dostępnych dla danej kategorii użytkownika. Także planowane posiedzenia zdalne nie muszą zastąpić wszystkich posiedzeń stacjonarnych.
Najbezpieczniejsze podejście polega na przygotowaniu firmy do dwóch trybów pracy. Podstawą może być cyfrowy rejestr spraw, kontrola Portalu, archiwizacja dokumentów i zastępstwo, ale procedura nie powinna zakładać, że każda sprawa będzie obsługiwana wyłącznie przez internet. W konkretnym postępowaniu trzeba sprawdzić obowiązujące zasady oraz komunikaty dotyczące danej sprawy.
Cyfryzacja postępowania gospodarczego ma objąć e-akta, elektroniczne pisma, e-doręczenia sądowe, cyfrowe tytuły wykonawcze i zdalne posiedzenia, lecz opis tych rozwiązań nadal dotyczy projektu i procesu etapowego. Firma może już uporządkować odpowiedzialność, zastępstwo, uprawnienia, rejestr spraw i archiwizację. Powinna jednak zachować ostrożność wobec awarii oraz nie traktować informacji o planowanej reformie jako kompletnego tekstu obowiązujących przepisów. Sprawdź inne materiały Łączy nas Biznes i rozwijaj firmę w oparciu o praktyczną, aktualną wiedzę.
