EUDR dla firmy to temat, który wymaga uporządkowania asortymentu, przepływu towarów i dokumentacji. Unijne rozporządzenie w sprawie wylesiania może dotyczyć przedsiębiorstw importujących towary do Unii, po raz pierwszy wprowadzających je na rynek UE, produkujących, przetwarzających, sprzedających lub eksportujących produkty wskazane w załączniku I do rozporządzenia.
Przygotowania warto rozpocząć nie od samej nazwy handlowej produktu, lecz od sprawdzenia jego rodzaju, kodu CN/HS oraz roli firmy w łańcuchu dostaw. Znaczenie mają również miejsce pierwszego wprowadzenia produktu na rynek, sposób jego przetworzenia i status dostawcy. Poniżej przedstawiono praktyczny sposób organizacji prac, dokumentów i informacji potrzebnych do wstępnej oceny obowiązków. Materiał nie zastępuje indywidualnej analizy prawnej, celnej ani compliance.
EUDR dla firmy — od czego zacząć?
Pierwszym krokiem powinno być przygotowanie wewnętrznego zestawienia produktów oraz transakcji, których może dotyczyć EUDR. Warto uwzględnić towary kupowane poza Unią, produkty wprowadzane na rynek UE po raz pierwszy, towary eksportowane z UE, a także produkty sprzedawane lub przetwarzane na kolejnych etapach.
Do każdego produktu należy przypisać dostępne informacje o jego pochodzeniu, kodzie CN/HS, dostawcy, odbiorcy i sposobie obrotu. Takie zestawienie pomaga oddzielić sytuacje, w których firma może działać jako operator upstream, od tych, w których występuje jako podmiot downstream lub trader.
Sama nazwa handlowa produktu ani przynależność do określonej branży nie przesądza o objęciu regulacją. Zakres trzeba weryfikować na podstawie aktualnego załącznika I oraz właściwego kodu CN/HS. Research nie obejmuje konkretnych kodów taryfowych, produktów mieszanych, odpadów ani wyjątków branżowych, dlatego wstępna lista nie powinna być traktowana jako ostateczne potwierdzenie obowiązków.
Które towary i firmy mogą podlegać EUDR?
EUDR obejmuje siedem grup towarów związanych z ryzykiem wylesiania: bydło, kakao, kawę, olej palmowy, kauczuk, soję i drewno. Zakres obejmuje również określone produkty pochodne wymienione w załączniku I do rozporządzenia. Wśród materiałów Komisji Europejskiej wskazywane są między innymi takie przykłady produktów pochodnych jak skóra, czekolada, opony i meble, jednak nie oznacza to, że każda rzecz opisana podobną nazwą automatycznie podlega EUDR.
Regulacja może mieć znaczenie dla importera, producenta, przetwórcy, sprzedawcy lub eksportera. Ostateczna kwalifikacja zależy jednocześnie od rodzaju towaru, szczegółów produktu, kodu CN/HS i przebiegu transakcji. Dlatego analiza powinna obejmować nie tylko asortyment, ale też kierunek przepływu: import do UE, pierwsze wprowadzenie na rynek, dalszą sprzedaż, przetworzenie i eksport.
Lista produktów do weryfikacji
Praktyczne zestawienie produktów może obejmować następujące pola:
- nazwa i opis produktu oraz jego ilość;
- grupa towarowa, z którą produkt może być związany;
- właściwy kod CN/HS do sprawdzenia w aktualnym załączniku I;
- kraj produkcji i informacje o dostawcy;
- kierunek przepływu produktu oraz rola firmy w transakcji;
- informacja o dalszym przetworzeniu i ewentualnej zmianie kodu CN/HS.
Lista ma służyć do dalszej weryfikacji, a nie zastępować analizę konkretnego produktu. Szczególną ostrożność należy zachować przy towarach pochodnych i produktach, których nazwa handlowa nie oddaje dokładnie ich składu lub klasyfikacji.
Operator upstream, downstream operator czy trader?
Ustalenie roli przedsiębiorstwa jest jednym z najważniejszych elementów przygotowania. Operator upstream to podmiot, który po raz pierwszy wprowadza produkt objęty EUDR na rynek UE albo eksportuje go z UE w ramach działalności gospodarczej. Co do zasady taki operator odpowiada za przeprowadzenie należytej staranności przed transakcją oraz za złożenie oświadczenia DDS po stwierdzeniu braku lub znikomego poziomu ryzyka.
Podmiot downstream działa na dalszym etapie, gdy produkt przeszedł wcześniejszą należytą staranność upstream. Downstream operator często przetwarza produkt w inny produkt objęty regulacją. Trader zazwyczaj sprzedaje produkt bez zmiany jego kodu CN/HS. Zakres obowiązków podmiotu downstream zależy między innymi od wielkości firmy i tego, czy jest ona pierwszym nabywcą.
Nie każda firma sprzedająca towary ma więc automatycznie taką samą rolę. Kwalifikacja zależy od szczegółów transakcji, miejsca pierwszego wprowadzenia produktu na rynek, sposobu przetworzenia oraz statusu dostawcy. To rozróżnienie wpływa na zakres należytej staranności, dokumentów i numerów referencyjnych, które firma powinna przechowywać.
Mapa przepływu produktu
Przed przypisaniem roli warto prześledzić drogę produktu od miejsca produkcji do odbiorcy. Należy ustalić:
- skąd produkt pochodzi i kto go dostarcza;
- czy i gdzie następuje pierwsze wprowadzenie na rynek UE;
- czy firma importuje, produkuje, przetwarza, sprzedaje lub eksportuje produkt;
- czy produkt jest dalej przetwarzany oraz czy zmienia się jego kod CN/HS;
- kto jest kolejnym odbiorcą i jakie informacje przekazuje dostawca.
Mapa przepływu nie przesądza sama o statusie prawnym firmy, ale pozwala wskazać miejsca wymagające dalszego sprawdzenia.
Należyta staranność EUDR krok po kroku
Należyta staranność EUDR obejmuje trzy zasadnicze etapy: zebranie informacji, ocenę ryzyka oraz jego ograniczenie, jeżeli nie można wykazać braku lub znikomego poziomu ryzyka. Proces powinien być powiązany z konkretnym produktem i przepływem towarów, a nie ograniczać się do ogólnej deklaracji dotyczącej całej firmy.
W pierwszym etapie firma gromadzi dane o produkcie, kraju produkcji, pochodzeniu surowca oraz uczestnikach łańcucha dostaw. Następnie ocenia ryzyko związane z brakiem zgodności z prawem kraju produkcji i z wylesianiem. Jeżeli dostępne informacje nie pozwalają wykazać braku lub znikomego ryzyka, trzeba zaplanować działania ograniczające ryzyko.
Operator upstream przeprowadza należytą staranność przed wprowadzeniem produktu na rynek UE lub eksportem. Po stwierdzeniu braku albo znikomego ryzyka składa oświadczenie DDS w systemie informacyjnym EUDR. W określonych przypadkach stosowana jest uproszczona deklaracja. Samo złożenie DDS nie powinno być traktowane jako automatyczne potwierdzenie zgodności każdej transakcji.
Od danych do oświadczenia DDS
Logiczna kolejność prac wygląda następująco:
- zidentyfikowanie produktu i jego kodu CN/HS;
- zebranie danych o pochodzeniu, dostawcach, odbiorcach i produkcji;
- sprawdzenie dowodów zgodności z prawem kraju produkcji i braku wylesiania;
- ocena ryzyka na podstawie dostępnych informacji;
- odnotowanie braków i przeprowadzenie działań ograniczających ryzyko, jeżeli są potrzebne;
- złożenie właściwego zgłoszenia w systemie, gdy warunki zostały spełnione.
Zakres działań zależy od roli przedsiębiorstwa i danych dostępnych w konkretnym łańcuchu dostaw. Jedna procedura nie zapewni automatycznie zgodności w każdej firmie.
Jaką dokumentację i dane przygotować?
Dokumentacja może obejmować opis i ilość produktu, kraj produkcji, geolokalizację wszystkich właściwych działek lub miejsc utrzymywania bydła, dane dostawców i odbiorców oraz weryfikowalne dowody braku wylesiania i zgodności z prawem kraju produkcji. Wymagany zakres zależy od roli firmy, rodzaju produktu i przebiegu transakcji.
W praktyce dokumenty powinny być przypisane do konkretnych produktów oraz przepływów towarów. Dzięki temu można sprawdzić, z którym dostawcą, krajem produkcji i odbiorcą wiąże się dana informacja. Warto również ustalić, kto wewnątrz firmy odpowiada za zebranie danych, ich ocenę, kontakt z dostawcami i przechowywanie dokumentacji.
Procedury, rejestry i aktualizacje systemu dotyczące należytej staranności należy przechowywać przez pięć lat od wprowadzenia produktu na rynek UE lub jego eksportu. Przechowywanie dokumentów samo w sobie nie przesądza jednak o zgodności. Istotna jest także ich weryfikowalność, aktualność i powiązanie z właściwą transakcją.
Repozytorium dokumentów i luki informacyjne
Repozytorium powinno umożliwiać szybkie przypisanie dokumentu do produktu, dostawcy, odbiorcy i przepływu towarów. Przy organizacji danych warto wskazać:
- które informacje są już dostępne;
- których danych firma nie otrzymuje od dostawców;
- które dokumenty wymagają dodatkowej weryfikacji;
- kto odpowiada za aktualizację rejestrów;
- jak długo i w jaki sposób dokumenty będą przechowywane.
Braki informacyjne powinny być odnotowane i przeanalizowane przed złożeniem oświadczenia. Dokładny zakres dokumentacji nie jest identyczny dla operatora upstream, downstream operatora i tradera.
Identyfikator DDS, terminy dla MŚP i najważniejsze ograniczenia
Pierwszy downstream operator lub trader musi pozyskać i przechowywać numer referencyjny DDS albo identyfikator uproszczonej deklaracji przez co najmniej pięć lat. Co do zasady nie musi przekazywać tych numerów własnym odbiorcom, jednak zakres obowiązków zależy od roli i szczegółów obrotu.
System informacyjny EUDR działa w ramach platformy TRACES i służy do składania oświadczeń DDS oraz uproszczonych deklaracji. Zgłoszenia z serwera produkcyjnego mają znaczenie prawne i mogą być kontrolowane przez właściwe organy. Środowisko testowe nie zastępuje produkcyjnego składania zgłoszeń.
Według aktualnych informacji Komisji Europejskiej, dostępnych w czasie researchu i odnoszących się do 2026 roku, przepisy mają być stosowane od 30 grudnia 2026 r. wobec dużych i średnich przedsiębiorstw oraz mikro- i małych przedsiębiorstw wcześniej objętych EUTR. Wobec pozostałych mikro- i małych przedsiębiorstw przepisy mają być stosowane od 30 czerwca 2027 r.
Terminy zależą więc nie tylko od wielkości firmy, lecz także od wcześniejszego objęcia jej unijnym rozporządzeniem dotyczącym drewna. Przed publikacją materiału i przed podejmowaniem działań należy ponownie sprawdzić rozporządzenie, akty zmieniające, FAQ oraz wytyczne Komisji Europejskiej.
Harmonogram przygotowań bez przesądzania obowiązków
Przygotowania można uporządkować w kilku organizacyjnych krokach:
- zmapować produkty, dostawców, odbiorców i kierunki przepływu;
- sprawdzić zakres załącznika I oraz właściwe kody CN/HS;
- ustalić możliwą rolę firmy w każdej istotnej transakcji;
- wskazać luki w danych i osoby odpowiedzialne za ich uzupełnienie;
- zaplanować sposób przechowywania dokumentów oraz numerów DDS;
- monitorować zmiany przepisów i materiałów Komisji Europejskiej.
To harmonogram organizacyjny, a nie indywidualne rozstrzygnięcie prawne. W złożonych przypadkach potrzebna może być odrębna analiza prawna, celna lub compliance. Nie należy zakładać, że sam numer DDS, pojedynczy formularz albo użycie systemu informacyjnego zapewnia zgodność całej działalności.
Przygotowanie do EUDR dla firmy warto rozpocząć od kwalifikacji produktów według aktualnego załącznika I i kodów CN/HS. Następnie należy ustalić rolę przedsiębiorstwa, prześledzić łańcuch dostaw, zebrać dane, ocenić ryzyko i uporządkować dokumentację oraz numery DDS. Terminy stosowania i interpretacje trzeba ponownie zweryfikować przed publikacją lub podjęciem decyzji, ponieważ przedstawione daty wynikają z aktualnych materiałów Komisji Europejskiej dostępnych w czasie researchu. Sprawdź inne materiały Łączy nas Biznes i rozwijaj firmę w oparciu o praktyczną, aktualną wiedzę.
