Zgłaszanie kierowców delegowanych – kogo dotyczy ten obowiązek?

Aby działać zgodnie z przepisami, firmy transportowe zajmujące się przewozami międzynarodowymi muszą dopełniać szeregu obowiązków. Zmiany wprowadzone przez Pakiet Mobilności sprawiły, że dołączyło do nich zgłaszanie kierowców delegowanych do systemu IMI. Celem tego systemu jest umożliwienie sprawnej wymiany różnych informacji między organami administracyjnymi państw UE, w tym także na temat wewnątrzunijnego rynku transportowego.

Przewoźnicy, którzy nie mieli wcześniej do czynienia z procesem zgłaszania kierowców delegowanych na aktualnych warunkach, mogą zastanawiać się, kiedy jest on obligatoryjny. W dalszej części artykułu rozwiejemy wątpliwości w tym zakresie, wskazując m.in. kto powinien być zgłoszony do systemu IMI, a kogo ten obowiązek nie dotyczy.

Gdzie należy zgłaszać kierowców delegowanych?

Choć na co dzień mówi się o zgłaszaniu kierowców delegowanych do systemu IMI, to bezpośrednio do rejestracji zgłoszeń przeznaczona jest specjalna platforma, tj. Road Transport Posting Declaration (RTPD). To na niej należy założyć konto, które zapewni dostęp do panelu, gdzie będzie można zarządzać zgłoszeniami. W celu zgłoszenia kierowcy delegowanego trzeba wypełnić odpowiedni formularz.

Zgłaszanie kierowców delegowanych – kiedy jest to konieczne?

Firma transportowa ma obowiązek zgłoszenia kierowcy delegowanego, jeżeli wykonuje on przewozy cross-trade lub kabotażowe. Kiedy z kolei nie jest do tego zobligowana? Przewoźnik nie musi zgłaszać kierowców, którzy realizują m.in.:

• przewozy bilateralne,
• przewozy krajowe,
• przejazdy tranzytowe.

Nie ma również konieczności zgłaszania kierowców samozatrudnionych, pod warunkiem, że posiadają oni swoją licencję transportową oraz realizują przewozy na własny rachunek. Jeśli kierowca samozatrudniony wykonuje przewozy na licencji firmy transportowej, to powinna ona dokonać jego zgłoszenia na platformie RTPD.

Na jaki okres można dokonać zgłoszenia kierowcy delegowanego?

Zgłoszenia kierowcy delegowanego można dokonać na okres maksymalnie do sześciu miesięcy. Po tym czasie upływa ważność zgłoszenia i należy dokonać go ponownie. W sytuacji gdy w okresie obowiązywania zgłoszenia (okresie delegowania) dojdzie do zmian zawartych w nim informacji, trzeba dokonać modyfikacji profilu kierowcy w systemie oraz aktualizacji zgłoszenia.

O czym jeszcze należy pamiętać w kontekście zgłaszania kierowców delegowanych?

Biorąc pod uwagę proces zgłaszania kierowców delegowanych do systemu IMI, warto być świadomym kilku istotnych kwestii.

• Zgłoszenie kierowcy delegowanego musi odbyć się, zanim wjedzie on na terytorium danego państwa.
• W ramach jednego zgłoszenia delegowania może zostać wskazany wyłącznie jeden kierowca.
• Jeśli kierowca jest delegowany do kilku państw UE, należy dokonać osobnego zgłoszenia delegowania do każdego z tych krajów. Oznacza to, że kierowca oddelegowany do czterech państw powinien mieć cztery różne zgłoszenia delegowania.
• Kierowca delegowany musi w trakcie przewozu posiadać przy sobie kopię zgłoszenia delegowania z kodem QR w formie papierowej lub elektronicznej, a także dowód – np. list przewozowy – że przewóz odbywa się w przyjmującym kraju UE oraz zapisy z tachografu.

Czy firma musi zgłaszać kierowców delegowanych samodzielnie?

Zgłaszanie kierowców delegowanych należy do obowiązków przedsiębiorstwa transportowego, jednak nie musi ono zajmować się tym procesem we własnym zakresie. W imieniu przewoźnika to zadanie realizować może osoba, która go reprezentuje, lub firma zewnętrzna, taka jak np. IdeaPro, prowadząca dla niego ewidencję czasu pracy. Skorzystanie ze wsparcia w tym zakresie może okazać się opłacalne z wielu powodów. Przede wszystkim przewoźnik powierzający obsługę tego procesu doświadczonym specjalistom zyskuje pewność, że wszystko przebiega zgodnie z przepisami. To szczególnie ważne w kontekście działań zagranicznych służb kontrolnych, które coraz częściej weryfikują przewoźników drogowych poprzez platformę RTPD. Co więcej, firma transportowa korzystająca z pomocy np. IdeaPro w obszarze rozliczania czasu pracy kierowców oraz zgłaszania kierowców delegowanych oszczędza czas i może poświęcić go na zajęcie się innymi procesami związanymi z prowadzoną działalnością.

Artykuł powstał we współpracy z firmą https://www.ideapro.pl – profesjonalne Centrum Rozliczeń Kierowców.